S’AGIT-IL DE PRESTATIONS JURIDIQUES ?
La réponse est négative si les dirigeants de l’entreprise prennent en compte dès le départ les règles de conformité à Hong Kong, c’est-à-dire s’ils engagent des prestataires de services compétents pour les assister. Une bonne communication – quelle que soit la langue – est indispensable avec les prestataires sélectionnés : secrétaire général (company secretary), comptable (accounting services), auditeur (auditor ou CPA pour Certified Public Accountant) et représentant fiscal (tax representative).
De nombreuses entreprises à Hong Kong fournissent tous ces services par l’intermédiaire d’un interlocuteur unique. Le prestataire de services adéquat est celui qui comprend l’historique de votre entreprise (locale ou internationale) et peut vous conseiller sur les obligations et les délais à respecter (préparation des états financiers – consolidés ou non, délai de dépôt de la déclaration d’impôt sur les bénéfices, etc.).
Malheureusement, certains dirigeants ne respectent pas ces règles, ce qui expose leur entreprise, et eux-mêmes à des sanctions civiles et pénales (amendes, interdiction de diriger une société et dans des cas extrêmes responsabilité financière personnelle et parfois emprisonnement).
Les exemples ci-après illustrent les principales obligations de conformité d’une société à Hong Kong.
Si vous levez des fonds, si vous envisagez de vendre des actions de votre société ou si vous négociez un contrat joint-venture, le respect des règles de conformité et de fiscalité générale seront examinés dans le cadre de l’audit (due-diligences). L’identification d’irrégularités alertera les investisseurs et pourrait se traduire par un abandon des négociations.
LES PRINCIPALES OBLIGATIONS FINANCIERES ET FISCALES
1. Toute entreprise à Hong Kong (sous forme de société ou non) doit établir certains documents comptables.
- Les entreprises qui ne prennent pas toutes les mesures raisonnables pour se conformer aux règles peuvent être passibles d’une amende de HK$300,000 (environ EUR35.000).
2. Toute entreprise à Hong Kong doit nommer un auditeur (auditor ou CPA pour Certified Public Accountant) pour chaque exercice financier et préparer les états financiers de la société (audit des comptes de gestion) à présenter aux actionnaires lors de l’assemblée générale annuelle de la société.
- Un dirigeant de société qui ne prend pas toutes les mesures raisonnables pour assurer le respect de cette obligation commet une infraction et est passible d’une amende de HK$300,000 (environ EUR35.000).
3. Dès réception de la déclaration d’impôt sur les bénéfices (Profits Tax Return ou PTR) envoyée par les autorités fiscales (IRD), toute entreprise de Hong Kong doit, dans un délai d’un mois, déposer ses états financiers audités ainsi que le calcul de l’impôt et éventuellement une demande de traitement offshore de ses bénéfices. L’IRD a pour usage d’accepter un délai pour le premier exercice financier si la demande est faite avant la date d’échéance. La demande de délai est généralement rejetée à partir de la deuxième année.
- La sanction est une amende de HK$1,200 prononcée lors d’une audience devant un tribunal si aucune PTR antérieure, mentionnant un bénéfice, n’a été déposée.
- Si une PTR antérieure, mentionnant un bénéfice, a été déposée l’imposition sera déterminée sur la base des bénéfices antérieurs.
4. Le délai de réponse à toute demande de l’IRD en application d’accords bilatéraux d’échanges de renseignements fiscaux (tax information exchange agreements ou TIEAs) ou d’accords en vue d’éviter la double imposition (double tax avoidance agreements ou DTAs) est généralement d’un mois. Il est conseillé de désigner immédiatement l’auditeur de l’entreprise (CPA) ou un consultant fiscal ayant une expérience significative en matière de fiscalité internationale pour aider à la préparation de la réponse. Toutefois, cette mesure ne suffira pas si l’entreprise n’est pas à jour dans la préparation de ses documents comptables et dans l’audit de ces derniers (voir points 1. à 3. ci-dessus).
5. Les règles ci-dessus s’appliquent également à une entreprise qui n’a pas de compte bancaire ou qui n’a pas débuté son activité. L’attestation d’absence d’activité fournie par un CPA est conclusive tandis que d’autres attestations peuvent ne pas être jugées satisfaisantes par l’IRD.
- La sanction est une amende de HK$10,000 prononcée lors d’une audience devant un tribunal, pouvant être complétée par une injonction du tribunal de procéder au paiement d’amendes journalières, dans un délai fixé, en cas de non-respect des règles.
AUTRES OBLIGATIONS
Les autres obligations générales en matière de fiscalité et de conformité comprennent la nomination d’un secrétaire général (company secretary) et d’un représentant désigné pour le registre des actionnaires significatifs (register of significant controllers, l’équivalent à Hong Kong de la déclaration des bénéficiaires effectifs ou DBE en France), un siège social à Hong Kong, le renouvellement annuel de la déclaration d’activité auprès de l’IRD (Business Registration Certificate) etc.
En fonction de l’activité, d’autres règles sont susceptibles de s’appliquer, par exemple pour la vente de produits ou la réunion, l’usage et la conservation de données personnelles.
COMMENT NOUS POUVONS VOUS AIDER
Pour les nouvelles entreprises ou les dirigeants conscients de la nécessité de régulariser une situation passée, nous faisons appel à notre réseau de confiance comprenant les prestataires déjà mentionnés, mais aussi des dirigeants intérimaires, des consultants en matière de ressources humaines ou de protection des données personnelles.
Nous intervenons régulièrement à la demande de sociétés qui préparent une levée de fonds, pour une revue préalable ou check-up des documents légaux.
Nous entretenons un rapport direct avec MLS Company Secretary Ltd (Hong Kong) et MLS Company Secretary Pte Ltd (Singapore) qui proposent une offre de services de company secretary répondant aux normes de conformité les plus élevées, notamment:
- un examen interne régulier des dossiers réalisé en se plaçant dans le contexte d’un audit ;
- la préparation d’un mémorandum de conformité sur mesure concernant les déclarations fiscales et la tenue des assemblées générales annuelles (si nécessaire) ;
- une offre de services classique ou numérique.
NOS HONORAIRES
Les honoraires que nous pratiquons varient en fonction de l’intervention : gracieuse pour de simples présentations, au forfait pour la rédaction de mémorandums ou avis juridiques sur des questions spécifiques ou sur la base du taux horaire pour l’assistance et la coordination de démarches de régularisation.
